Zásady
soukromí.

1. Kdo jsme a na co zásady platí

Vývojářem MyMFA a provozovatelem webů mymfa.cz, mymfa.eu, mymfa.de a mymfa.at je MyOffice s.r.o., IČO 29188997, U viaduktu 881/21f, Chrlice, 643 00 Brno, Česká republika. Kontakt pro otázky soukromí a žádosti o výmaz: info@myoffice.cz.

Zásady se vztahují na MyMFA pro Android a iOS, související službu ověření a tento web. iOS je dostupný v testování přes TestFlight; tento text neoznamuje vydání v App Store. Obě platformy podporují místní OTP a QR kódy. iOS podporuje také šifrovaný export a import záloh a oznámení APNs. Android má implementována oznámení FCM; dostupnost závisí na nainstalované verzi a nastavení serveru. Před změnou zpracování údajů tyto zásady aktualizujeme.

U firemního přihlašování určuje účely a pravidla zpracování zpravidla vaše organizace jako správce osobních údajů. MyOffice může zajišťovat provoz a podporu jako její zpracovatel podle smlouvy a pokynů. Za vlastní web, komunikaci s vámi a vlastní testovací provoz odpovídá MyOffice jako správce. Konkrétní pravidla firemního prostředí vám sdělí jeho správce.

2. Jaké údaje se zpracovávají

OTP kódy v telefonu — Android a iOS

Při přidání OTP účtu aplikace uloží jeho označení, případné jméno nebo e-mail, poskytovatele, tajný klíč a parametry jednorázových kódů do chráněného místního úložiště. Kódy počítá v telefonu a tyto údaje neposílá našim serverům ani poskytovateli účtu. Výjimkou z místního uložení je vámi vyvolaný export šifrované zálohy popsaný níže. Použití kódu při přihlášení k jiné službě se řídí pravidly dané služby.

Ikony služeb a slovník poskytovatelů

Ve verzích s ikonami služeb aplikace místně porovná označení účtu nebo poskytovatele se slovníkem a může automaticky stáhnout ikonu přímo z veřejného HTTPS webu rozpoznané služby nebo z webu, který zadáte. Celý slovník se aktualizuje z pevné adresy https://mymfa.cz/data/providers.v1.json; nejde o vyhledávání vašich účtů na serveru. Web služby a provozovatel DNS mohou zjistit IP adresu, požadovanou doménu, čas a technické údaje požadavku. Samotná volba domény může prozradit zájem o danou službu. OTP tajemství, kódy, jména účtů, e-maily ani biometrie se v těchto požadavcích neposílají; aplikace nepřidává cookies ani referrer. Ikony a slovník se ukládají do soukromé místní mezipaměti. Při nedostupnosti ikony se použije místní grafika a TOTP funguje i offline. Záznamy cizích webů a DNS se řídí pravidly jejich provozovatelů; naše požadavky na slovník podléhají níže uvedeným lhůtám webových logů.

Párování zařízení a firemní ověření

Při párování aplikace odešle jednorázový párovací kód, označení zařízení a veřejný kryptografický klíč. Server vytvoří identifikátor zařízení a přístupový token; aplikace token chrání místním úložištěm a server uchovává jeho ověřovací otisk. iOS používá samostatnou klientskou identitu mTLS pro každý spárovaný firemní účet; server zpracovává také údaje klientského certifikátu potřebné k ověření zařízení. Soukromé podpisové a mTLS klíče zůstávají chráněné v zařízení.

Při ověření aplikace získává ze serveru identifikaci organizace a uživatele, identifikátor firemního účtu, cílového systému, zařízení, výzvy, pokusu a relace, čas platnosti a bezpečnostní parametry výzvy. Zpět posílá identifikátor výzvy, schválení nebo zamítnutí, zadané kontrolní číslo a digitální podpis. Server zpracovává stav ověření a bezpečnostní události. Mobilní aplikace nevyžaduje ani neposílá heslo vašeho firemního účtu.

Kamera a biometrie

Android i iOS požádají o přístup ke kameře pro načtení QR kódu. Obraz se dekóduje místně; MyMFA jej neukládá jako fotografii ani neposílá na server. Obsah párovacího kódu může být následně použit k párování. Oprávnění můžete odmítnout nebo odebrat v nastavení systému a odkaz vložit ručně.

Biometrické ověření zajišťuje operační systém. MyMFA nezískává otisky prstů, snímky obličeje ani biometrické šablony. Systém povolí chráněnou operaci po úspěšném ověření podle pravidel zařízení a aplikace. iOS používá systémové ověření uživatele; Android vyžaduje podporovanou silnou biometrii pro funkce, které ji vyžadují.

Oznámení APNs a FCM

Při aktivaci oznámení používá iOS Apple Push Notification service (APNs); Android ve verzích s podporou push používá Google Firebase Cloud Messaging (FCM). Poskytovatel zpracovává doručovací token a technické údaje nutné k doručení, u FCM také identifikátor instalace Firebase. Aplikace registruje u ověřovacího serveru token, platformu, identifikaci aplikace a prostředí a jazyk oznámení. Oznámení obsahuje obecnou výzvu k otevření MyMFA, identifikátor události a zařízení a čas vypršení. Nepřenáší OTP tajemství, biometrii, hesla, jméno účtu ani oprávnění schválit přihlášení. Podrobnosti se načtou přes ověřené spojení s naším serverem; samotné oznámení přístup neschvaluje. Oznámení můžete vypnout v nastavení systému. Vypnutí zobrazení samo o sobě nemaže serverovou registraci ani záznamy poskytovatele.

Doručovací registrace slouží po dobu aktivního párování a povolených oznámení. Při zpracování vypnutí oznámení aplikací server doručovací registraci odstraní; neplatné tokeny může odstranit také po odpovědi poskytovatele. Při odvolání zařízení se další doručování zablokuje. Související auditní záznamy a provozní zálohy podléhají níže uvedeným lhůtám. Uchování údajů přímo u Apple nebo Google se řídí jejich vlastními podmínkami; nejde o lhůty našich serverových logů.

Informace o zpracování a uchování údajů Firebase.

Uživatelské zálohy v iOS

Na vlastní pokyn můžete exportovat nebo importovat zálohu chráněnou heslem. Obsahuje OTP účty včetně tajných klíčů a popisné údaje firemních účtů, například organizaci, označení účtu a adresy serverů. Neobsahuje soukromé podpisové nebo mTLS klíče ani přístupové tokeny; firemní přístup po obnově vyžaduje nové párování. Soubor se šifruje v zařízení před předáním aplikaci Soubory. Místo uložení volíte vy: telefon, iCloud Drive nebo jiný poskytovatel. Vybraný poskytovatel obdrží šifrovaný soubor a související metadata podle svých pravidel. MyOffice zálohu ani její heslo automaticky nepřijímá a heslo nedokáže obnovit. Nejde o automatickou synchronizaci párování ani o provozní zálohu serveru.

Provozní údaje, web a podpora

Při síťovém spojení server zpracovává IP adresu a technické údaje HTTP požadavku. Provozní a bezpečnostní záznamy mohou obsahovat čas, požadovanou adresu, výsledek požadavku a informace o klientovi. Při kontaktování podpory zpracováváme váš e-mail, obsah zprávy a údaje, které nám sami předáte.

Weby mymfa.cz, mymfa.eu, mymfa.de a mymfa.at nepoužívají analytické ani reklamní cookies nebo sledovací pixely. Fonty a obrázky načítají z vlastního webu. MyMFA nepoužívá reklamní ani analytická SDK nebo SDK pro automatické hlášení chyb. Nečte kontakty, SMS, mikrofon, polohu ani reklamní identifikátor. Distribuční platformy a operační systémy mohou samostatně zpracovávat diagnostiku podle svých pravidel a vašeho nastavení; oznámení APNs a FCM popisujeme zvlášť.

3. Proč údaje používáme

Údaje slouží k vytvoření a správě párování, výpočtu místních OTP kódů, ověření a zabezpečení přihlášení, prevenci zneužití, řešení provozních potíží a vyřízení vašich žádostí. Nepoužíváme je k reklamnímu profilování ani je neprodáváme.

Vlastní zpracování MyOffice se podle situace opírá o plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením, oprávněný zájem na bezpečnosti služby a řešení požadavků, případně právní povinnost. U firemních účtů příslušný právní důvod určuje vaše organizace. Oprávnění operačního systému samo o sobě nenahrazuje právní důvod podle GDPR.

Ověřovací systém automaticky vyhodnocuje správnost a platnost schválení a může přístup odmítnout. Při potížích se obraťte na správce organizace, který může situaci prověřit a zajistit jiný schválený postup přihlášení. Služba nevytváří reklamní ani behaviorální profily.

4. Kdo má k údajům přístup

Údaje o firemním ověření jsou dostupné oprávněným správcům vaší organizace a pracovníkům provozu či podpory v rozsahu potřebném pro jejich úkoly. Jestliže se na provozu podílí smluvní dodavatel, smí údaje zpracovávat pouze pro sjednaný účel, s odpovídající ochranou, mlčenlivostí a podle pokynů správce. Příslušné orgány mohou údaje obdržet, pokud to vyžaduje zákon.

Google Play, Apple App Store a TestFlight samostatně zpracovávají údaje související s účtem, distribucí, testováním a používáním svých služeb podle zásad Google a zásad Apple. Oznámení doručují Apple (APNs) a Google (FCM) v rozsahu popsaném výše. Poskytovatelem uložené zálohy je vámi zvolená služba. Pro tyto služby může docházet ke zpracování mimo Evropský hospodářský prostor podle podmínek a záruk daného poskytovatele.

U firemního nasazení vám informace o konkrétním hostingu, dodavatelích a případném předávání mimo Evropský hospodářský prostor poskytne správce vaší organizace. Pokud správce takové předání zajišťuje, musí pro něj splnit podmínky GDPR, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodné smluvní záruky.

Ochrana při přenosu a uložení

Aplikace komunikuje se schválenými ověřovacími servery přes HTTPS s kontrolou certifikátu; iOS používá pro firemní účty také mTLS. Klíče chrání systémové úložiště zařízení, v iOS Keychain a podle typu klíče Secure Enclave. Android má vypnuté automatické zálohování dat aplikace. iOS nepoužívá automatickou iCloud synchronizaci párování; ruční uložení šifrovaného exportu na iCloud Drive je samostatná volba uživatele. Přístup k serverovým údajům je omezen na oprávněné osoby.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

• Místní OTP účty: do jejich odstranění v aplikaci; v Androidu také do vymazání dat aplikace. U iOS nelze samotnou odinstalaci považovat za spolehlivý výmaz Keychain. Ručně exportované zálohy zůstávají na vámi zvoleném místě do jejich odstranění podle pravidel úložiště; níže uvedená lhůta serverových záloh se na ně nevztahuje.
• Párování: místní údaje po dobu používaného párování; serverovou registraci je nutné odvolat u správce. Samotná odinstalace aplikace serverovou registraci neruší. U iOS se nelze spoléhat na to, že odinstalace odstraní všechny položky Keychain.
• Ověřovací výzvy v současném pilotu: platnost výzvy je 90 sekund. Záznam je způsobilý k odstranění z aktivního stavu 24 hodin po vypršení platnosti a odstraní se při následujícím zpracování serverem. Toto pravidlo se nevztahuje na samostatné auditní záznamy a zálohy.
• Bezpečnostní auditní záznamy: výchozí lhůta je 90 dní od události pro prověření neoprávněných přístupů a řešení incidentů.
• Běžné provozní a webové logy: 30 dní od vytvoření, pokud nejsou potřebné k řešení konkrétního bezpečnostního incidentu nebo nespadají do níže uvedeného regulovaného režimu.
• Provozní zálohy údajů MyMFA: nejvýše 30 dní od vytvoření zálohy. Po výmazu z aktivního systému mohou údaje zůstat v oddělené záloze do konce této lhůty. Zálohy slouží pouze k obnově; při obnově se znovu uplatní již provedené výmazy a odvolání přístupů. Archiv bezpečnostních záznamů se řídí jejich vlastní retenční lhůtou, nikoli lhůtou provozních záloh.
• Komunikace s podporou: po dobu řešení a 12 měsíců od uzavření požadavku.

Tyto výchozí lhůty stanovujeme pro provoz MyMFA zajišťovaný MyOffice. U nasazení, na které se vztahuje režim vyšších povinností podle českého zákona o kybernetické bezpečnosti, se bezpečnostní a relevantní provozní záznamy v předepsaném rozsahu uchovávají 18 měsíců od události, není-li doložen důvod pro delší uchování. Jde o zvláštní pravidlo podle § 22 odst. 5 písm. c) vyhlášky č. 409/2025 Sb.; nevztahuje se automaticky na všechny údaje, zálohy nebo všechna nasazení MyMFA. U jiného firemního provozovatele určuje a sděluje konkrétní lhůty příslušná organizace.

Po uplynutí příslušné lhůty se údaje odstraní nebo nevratně anonymizují. Jen údaje potřebné pro konkrétní incident, právní nárok nebo zákonnou povinnost lze uchovat déle, v nezbytném rozsahu a po dobu trvání daného důvodu. Potřebnost takového uchování se průběžně přezkoumává.

Při žádosti o výmaz posoudí správce také související záznamy a zálohy. Pokud některé údaje musí dále uchovat, sdělí vám důvod a příslušnou dobu nebo kritéria uchování. Odvolání zařízení neznamená automatické vymazání všech historických záznamů.

6. Výmaz údajů a zrušení párování

MyMFA nevytváří samostatný spotřebitelský účet u MyOffice. Ukládá místní OTP účty a umožňuje registraci zařízení pro existující firemní přístup. Pro odstranění postupujte podle toho, které údaje chcete vymazat:

1. OTP účet v Androidu a iOS: v aplikaci zvolte odstranění daného OTP účtu a potvrďte je. V Androidu lze všechna místní data vymazat také v systémovém nastavení aplikace. Exportované zálohy odstraňte zvlášť v aplikaci Soubory nebo u zvoleného poskytovatele, včetně koše a případných dalších kopií. Odstranění OTP účtu nemaže již exportované soubory. Nejdříve si zajistěte náhradní způsob přihlášení k dotčeným službám.
2. Firemní registrace zařízení a související serverové údaje: požádejte správce své organizace o odvolání registrace a výmaz údajů MyMFA. Můžete se obrátit také na info@myoffice.cz s předmětem „MyMFA — žádost o výmaz“. Žádost lze podat i bez nainstalované aplikace.

Uveďte organizaci, identifikaci účtu nebo kontaktní e-mail a zda požadujete zrušení párování, výmaz údajů, nebo obojí. Neposílejte heslo, OTP tajemství, párovací QR kód ani přístupový token. Je-li to nutné, přiměřeným způsobem ověříme vaši totožnost; pro údaje pod správou organizace žádost řešíme s jejím správcem. Zrušení párování neruší firemní účet u zaměstnavatele ani účet u jiné služby.

Na žádosti podle GDPR odpovídáme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce. Pokud zákon umožňuje prodloužení kvůli složitosti nebo počtu žádostí, sdělíme vám v této lhůtě důvody.

7. Vaše další práva

Za podmínek GDPR můžete požádat o přístup k osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej odvolat bez vlivu na zákonnost předchozího zpracování. Žádost pošlete správci organizace nebo na info@myoffice.cz.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo jiného příslušného dozorového úřadu.

8. Děti a změny zásad

MyMFA je určena pro zabezpečení účtů a firemní použití, není zaměřena na děti. Při změně funkcí, zpracovávaných údajů nebo příjemců upravíme tyto zásady a datum aktualizace. O podstatných změnách informujeme přiměřeně jejich povaze v aplikaci nebo prostřednictvím správce služby.